赶项目审稿那回，折腾半天word文档怎么标注，总把原文直接改乱，提交之后被打回来重弄。当时手上要核对十几页稿件，领导要求不能改动正文文字，所有修改意见单独放一旁，方便作者自己选择采纳或者忽略。一开始没摸准门道，直接在文字后面敲括号写备注，文档排版直接崩掉，段落缩进、换行全部错位，打印出来密密麻麻一团，根本分不清哪部分是原文，哪部分是我写的意见。

后来才反应过来，word自带的批注就是干这个的。

word文档标注用批注的操作步骤

打开文档，选中需要加标注的词句，找到顶部菜单栏的审阅选项卡，点新建批注。页面右侧会弹出批注框，直接在框里输入想法就行，正文内容不会被改动。写完之后点击文档空白处，批注框就固定住，鼠标悬停到选中文字的时候，标注内容会自动显示出来。要是后续不需要某条标注，右键点击批注框，选择删除批注，只会删掉这条备注，原文不受任何影响。多人协作的时候，不同人的批注还会自动带上各自用户名，区分是谁留下的标注。

word文档标注的其他方式对比

标注方式操作方式适用场景存在局限
批注标注审阅选项卡新建批注审稿、提修改意见，保留原文导出纯文本时批注内容不会跟着导出
修订标注开启修订模式直接修改文字需要记录每一处文字增删改动改动会直接在正文显示，容易混淆定稿内容
文本框标注插入文本框，放在文档侧边给图片、图表添加说明文档调整排版后，文本框位置容易跑偏

那次审稿，中间还试过开启修订来做word文档标注。改完之后发给同事，对方打开文档，满页都是红色删除线和新增下划线，看的头晕。有好几处文字，分不清到底是保留还是删掉，来回沟通浪费不少时间。修订更适合追踪文字改动，单纯写意见，还是批注顺手。

批注也有小麻烦。文档页面变窄的时候，右侧批注栏会挤在一起，多条标注堆叠，上下拖动才可以挨个查看。页数多的长文档，批注数量一多，打开文件加载速度会变慢，偶尔会出现批注框错位。

有个简单小技巧。做完标注之后，点审阅里的显示标记，可以单独勾选只看批注，把修订、格式修改这些标记全部隐藏，页面清爽很多。不需要看标注的时候，直接点击隐藏标记，侧边批注栏就会收起来，只展示干净正文。

保存文件的时候要留意。另存为PDF，如果勾选包含批注，导出的PDF文件侧边也能看到全部标注；要是没勾选，PDF里就只会保留正文文字，所有批注直接消失，之前写的标注内容看不到。上次就是没注意这个设置，导出PDF发给对接人，对方反馈一条备注都没有，只能重新导出一遍。

别把批注写太长。

标注文字堆得满满当当，阅读的人很难快速抓到重点。尽量简短写清楚问题位置和调整方向，详细的补充说明，可以单独新建一个配套文档存放，不在批注框里堆砌大段文字。做完整套标注之后，可以快速滚动浏览一遍全文，确认每条批注都对应到正确的文字位置，没有错选、漏选段落。

关掉电脑，鼠标停在保存按钮上，脑子里还记着那次返工，就是导出PDF忘记带上批注。